Für Hausverwaltungen mit über 500 Einheiten
Wie du mit der gleichen Mitarbeiterzahl bis zu doppelt so viele Einheiten verwalten kannst – mit diesem Hebel.
In wenigen Monaten zur Spitzenleistung: Mit smarter Automatisierung verdoppelst du deine Kapazität und sparst dabei noch
bis zu 80% durch Förderung
Wir ermöglichen dir:
Mehr Einheiten verwalten
Betreue mehr Objekte mit der gleichen oder sogar verringerten Mitarbeiterzahl. Automatisierte Schadenmeldungen und Verwaltungsprozesse machen es möglich.
Zeitersparnis und Fehlerreduktion
Gewinne mehrere Tage pro Monat zurück, indem du veraltete Bürokratie ablegst und deine Abläufe digitalisierst. Deine Prozesse laufen ganz von alleine im Hintergrund.
Tippfehler und fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen könnten schon bald der Vergangenheit angehören.
Kostenreduktion und Qualitätssteigerung
Senke deine Personalkosten drastisch und steigere gleichzeitig die Effizienz und Präzision deiner Abläufe. Sorge für zufriedene Mieter und Eigentümer. Lege endlich überflüssige Aufgaben ab, die dich bares Geld kosten.
Das Beste?
Unsere Expertise ist sogar bis zu 80% förderfähig!
Diese 3 Herausforderungen halten deine Hausverwaltung im täglichen Stress gefangen und kosten dich jeden Tag bares Geld.
Du bist nicht Schuld...
...dass deine Hausverwaltung jeden Tag Geld verbrennt und deine Mieter unzufrieden sind.
Chaos aus E-Mails, Anrufen, Schadensmeldungen und Abrechnungen bestimmt deinen Alltag.
Du willst Struktur schaffen, Abläufe steuern und Ruhe ins System bringen, doch stattdessen kämpfst du gegen:
• Unkoordinierte Schadensmeldungen
• Dauerfeuer aus Telefon und E-Mails
• Fehlerhafte Abrechnungen
• Prozesse, die nie zu Ende gedacht sind
Du hältst alles am Laufen – für dein Team, deine Eigentümer und deine Mieter. Aber wie lange noch?
Die Erschöpfung kommt nicht von dir, sondern von fehlender Struktur, unverbundenen Prozessen und Tools, die nicht zusammenarbeiten.
Doch das hat jetzt ein Ende. Glückwunsch, du hast uns gefunden.
Automatisierungsexperte Hugo Brambeer
Erfolg, der für sich spricht - Das sagen unsere Kunden
Welche Probleme hatte das Maklerbüro?
Bei Otium Invest waren die Prozesse rund um Ankaufs- und Verkaufsobjekte sehr zeitaufwendig. Kontaktanfragen mussten manuell bearbeitet, Exposés händisch ausgewertet und E-Mails einzeln beantwortet werden. Besonders im Ankaufsprozess fehlte die Geschwindigkeit, um schnell auf attraktive Objekte zu reagieren – und im Verkaufsprozess war es aufwendig, jedem Interessenten individuell die passende Immobilie zuzuordnen.
Wie wurden die Probleme des Maklerbüros durch uns gelöst?
Mit SystemSync wurde eine durchgängige Automatisierung umgesetzt: Kontaktanfragen und E-Mails laufen jetzt automatisch und strukturiert ein. Neue Exposés werden sofort nach Eingang analysiert, bewertet und in Form einer kompakten Zusammenfassung direkt auf das Smartphone von Thomas Kreienborg gesendet. Bei Verkaufsanfragen werden passende Exposés automatisch mit dem gesuchten Immobilienprofil abgeglichen und dem Interessenten direkt zugesendet – ohne manuelles Eingreifen.
Welche Probleme hatte die Hausverwaltung?
Die Hausverwaltung hatte keine klaren Prozesse für Schadensmeldungen, was zu langen Bearbeitungszeiten, unklaren Zuständigkeiten und Unzufriedenheit bei Mietern führte.
Schadensmeldungen:
Schäden wurden per Telefon, E-Mail, Zuruf im Flur oder Anruf gemeldet – ohne klare Prozesse. Mieter erhielten kaum Rückmeldungen, und viele Meldungen gingen verloren, was zu Unzufriedenheit führte.
Interne Kommunikation und Zuständigkeiten:
Die Kommunikation innerhalb des Teams war unübersichtlich, und es gab keine klaren Zuständigkeiten. Aufgaben wurden nicht effizient zugewiesen, was zu Verzögerungen und Fehlern führte.
Übernahme neuer Einheiten:
Bei der Übernahme neuer Einheiten mussten Dokumente manuell digitalisiert werden, was zeitaufwendig war und die Integration neuer Objekte stark verzögerte.
Wie wurden die Probleme der Hausverwaltung gelöst?
Durch die Einführung einer automatisierten Schadenmeldung per WhatsApp und die Digitalisierung der internen Prozesse konnte die Verwaltung grundlegend optimiert werden.
Schadensmeldungen:
Mieter melden Schäden jetzt über WhatsApp. Ein automatisiertes System bündelt alle Anfragen, kategorisiert sie und leitet sie direkt an die zuständigen Dienstleister weiter – inklusive Schadensbeschreibung, Fotos und Kontaktdaten.
Interne Kommunikation:
Klare Prozesse und ein digitales System sorgen dafür, dass Aufgaben automatisch zugewiesen und nachverfolgt werden können. Zuständigkeiten sind eindeutig geregelt, und die interne Kommunikation ist deutlich effizienter.
Übernahme neuer Einheiten:
Ein zentrales digitales System ermöglicht die schnelle und automatisierte Integration neuer Einheiten. Die Übernahmeprozesse wurden digitalisiert, wodurch die benötigte Zeit für die Übernahme deutlich verkürzt wurde.
Welche Probleme hatte das Hotel?
Der Hotelpark Bodetal hatte keine klaren Prozesse, unklare Zuständigkeiten und eine statische Preisgestaltung, wodurch interne Abläufe ineffizient waren und Umsatzpotenziale ungenutzt blieben.
Fehlende Prozesse:
Es gab keine klaren Prozesse, was zu ineffizienten Abläufen und einer hohen Fehlerquote führte. Aufgaben wurden unkoordiniert erledigt, und die Arbeitslast war ungleich verteilt.
Interne Kommunikation und Zuständigkeiten:
Die Kommunikation innerhalb des Teams war unübersichtlich, und Zuständigkeiten waren nicht klar definiert. Dies führte zu Verzögerungen und Missverständnissen im operativen Geschäft.
Preisgestaltung:
Die Preisgestaltung war statisch und nicht an die Marktnachfrage oder saisonale Schwankungen angepasst. Dadurch wurden Umsatzpotenziale nicht ausgeschöpft, und der Gewinn blieb hinter den Möglichkeiten zurück.
Wie wurden die Probleme des Hotels durch uns gelöst?
Durch die Einführung klarer Prozesse und einer KI-gestützten, dynamischen Preisgestaltung wurden interne Strukturen optimiert, die Auslastung maximiert und Umsatz sowie Gewinn deutlich gesteigert.
Prozesse und Kommunikation:
Klare Prozesse und Zuständigkeiten wurden eingeführt, um die internen Abläufe zu strukturieren. Ein digitales System sorgt dafür, dass Aufgaben effizient zugewiesen und nachverfolgt werden können. Die interne Kommunikation wurde durch klare Verantwortlichkeiten und transparente Abläufe deutlich verbessert.
Intelligente Preisgestaltung:
Der Fokus lag auf der Einführung einer dynamischen Preisgestaltung, die durch KI-gestützte Auswertungen gesteuert wird. Die KI analysiert in Echtzeit Faktoren wie Nachfrage, Auslastung, saisonale Trends und Wettbewerberpreise, um die optimalen Preise für Zimmer und Dienstleistungen festzulegen.
Und noch viele mehr...
Über Uns als Experten für Automatisierung
Echte Effizienz entsteht nicht duch zusätzlichen Aufwand, sondern aus Prozessen, die den Verwaltungsalltag vereinfachen. Das Ergebnis? Weniger Stress, geringere Kosten, mehr Fokus – und ein Team, das wieder Zeit und Energie für das hat, was wirklich zählt.
Wir helfen Unternehmen dabei, wieder Zeit für das Wesentliche zu gewinnen. Statt ständig im Alltagschaos zu versinken, sorgen wir für Struktur, Klarheit und spürbare Entlastung. Keine doppelte Arbeit mehr, keine verlorenen Informationen und keine genervten Teams – sondern einfache, klare Abläufe, die funktionieren und mitdenken.
1. Analyse
Wir decken Schwachstellen auf, die dich bremsen.
Gemeinsam analysieren wir deine aktuellen Prozesse, identifizieren Schwachstellen und finden heraus, wo Geld, Zeit und Nerven verloren gehen. Du bekommst absolute Klarheit darüber, was nicht funktioniert – und wie wir es verbessern können.
2. Automatisierung
Wir integrieren Prozesse, die von alleine laufen.
Wir digitalisieren und automatisieren deine Abläufe so, dass sie reibungslos im Hintergrund funktionieren. Von Schadensmeldungen bis zu Abrechnungen – alles wird effizient, präzise und miteinander verknüpft. Du gewinnst Zeit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.
3. Betreuung
Wir bleiben an deiner Seite.
Nach der Umsetzung lassen wir dich nicht allein. Wir betreuen dich und dein Team, optimieren bei Bedarf weiter und sorgen dafür, dass alles langfristig funktioniert.
So hast du immer einen Partner an deiner Seite, der dir den Rücken freihält.
Von "das ist einen Versuch wert"
Zur Automatisierungs‒exzellenz
Unsere Reise begann in der Industrie, wo wir während unserer Ausbildung die Ineffizienz vieler Prozesse erkannten. Den entscheidenden Durchbruch hatten wir jedoch im Sachverständigenbüro von Jörg Brambeer, dem Vater von Hugo Brambeer.
Das Büro stand vor typischen Herausforderungen: zeitintensive, manuelle Abläufe, die nicht nur fehleranfällig waren, sondern auch das Wachstum bremsten. Durch die Einführung gezielter Automatisierungslösungen konnten wir diese Probleme lösen und gleichzeitig das enorme Potenzial erkennen, das in der Optimierung solcher Prozesse steckt.
Dieser Erfolg war der Startpunkt für unsere Mission: Unternehmen in der Immobilienbranche – wie Hausverwaltungen, Hotels und Maklerbüros – dabei zu unterstützen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu minimieren und ihre Rentabilität zu steigern. Heute setzen wir unser Wissen ein, um messbare Ergebnisse zu liefern: mehr Zeit, weniger Kosten und eine klare Struktur für nachhaltiges Wachstum.
Branchenfokus, der Ergebnisse liefert -
Wie gemacht für Hausverwaltungen
Unsere Erfahrung zeigt: Das größte Potenzial für Automatisierung liegt in der Hausverwaltung. Kein anderer Bereich in der Immobilienbranche kämpft so stark mit langsamen Prozessen und aufwendigen Kundenkontakten. Besonders bei Schadenmeldungen wird deutlich, wie viel Zeit und Ressourcen durch manuelle Abläufe verloren gehen.
Ein typischer Ablauf: Ein Mieter meldet einen Schaden, die Hausverwaltung nimmt die Anfrage auf, kontaktiert Handwerker, koordiniert Termine und informiert den Mieter – alles manuell. Das führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu Frustration bei allen Beteiligten. Unsere Automatisierungslösungen sorgen dafür, dass dieser Prozess in wenigen Klicks abläuft:
Schadenmeldungen werden digital erfasst, automatisch an die zuständigen Dienstleister weitergeleitet.
Ergebnisse: Weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und zufriedene Kunden.
Neben Hausverwaltungen profitieren auch Maklerbüros und Hotels von unseren Lösungen:
Wie kann ich jetzt automatisieren?
01
Erstgespräch ‒ wir ermitteln deinen Bedarf
Im Erstgespräch analysieren wir gemeinsam die aktuellen Prozesse deines Unternehmens. Wir identifizieren Schwachstellen, klären deine individuellen Herausforderungen und definieren, welche Abläufe das größte Automatisierungspotenzial haben. Ziel ist es, ein klares Bild davon zu bekommen, wo wir ansetzen können, um maximale Effizienz und messbare Ergebnisse zu erzielen.
Das Gespräch ist unverbindlich und dient dazu, sicherzustellen, dass unsere Lösungen perfekt auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind.
02
Beratung – Der Fahrplan zur Automatisierung
In der Beratungsphase entwickeln wir gemeinsam einen klaren und umsetzbaren Fahrplan für die Automatisierung deiner Prozesse. Dabei analysieren wir im Detail, welche Abläufe priorisiert werden sollten, und wählen die passenden Tools und Technologien aus. Der Fokus liegt darauf, maximale Effizienz zu erreichen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit durch optimierte Kommunikation und schnellere Abläufe zu steigern.
Am Ende der Beratung erhältst du eine klare Strategie, die genau zeigt, wie die Automatisierung in deinem Unternehmen Schritt für Schritt umgesetzt wird.
03
Umsetzung – Prozesse werden automatisiert
In der Umsetzungsphase setzen wir die gemeinsam entwickelte Strategie in die Praxis um. Wir integrieren die Automatisierungslösungen nahtlos in deine bestehenden Abläufe und sorgen dafür, dass alle Systeme reibungslos miteinander arbeiten. Dabei begleiten wir dich und dein Team durch den gesamten Prozess, schulen bei Bedarf die Mitarbeiter und stellen sicher, dass alles optimal funktioniert.
Nach der Implementierung überwachen wir die Ergebnisse und optimieren die Prozesse kontinuierlich, um maximale Effizienz und messbare Resultate zu gewährleisten. Ziel ist es, dass du nicht nur Zeit und Ressourcen sparst, sondern auch deine Kunden durch schnellere und professionellere Abläufe begeisterst.
Unser Büro am Standort Leipzig
Leipzig zählt zu den dynamischsten Immobilienstandorten in Deutschland. Die Stadt verbindet wirtschaftliches Wachstum, hohe Lebensqualität und stetig steigende Nachfrage nach Wohn- und Gewerbeflächen. Als Agentur vor Ort profitieren wir von einem innovativen Umfeld, kurzen Entscheidungswegen und einem eng vernetzten Markt. Unser Standort in Leipzig ist somit nicht nur strategisch gewählt – er ist ein klarer Vorteil für unsere Kunden und Projekte.
Häufige Fragen
Unsere Antworten auf deine Fragen
Welche Vorteile bietet eure Agentur speziell für Hausverwaltungen?
Wir kennen die besonderen Herausforderungen in der Immobilienverwaltung – von Mietermanagement bis Instandhaltung. Unsere digitalen Lösungen sind genau darauf zugeschnitten: Sie sparen Zeit, entlasten Ihr Team und sorgen für mehr Übersicht in den täglichen Abläufen.
Wie kann ich euch am besten erreichen?
Ganz einfach per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular. Wenn du willst, rufen wir dich auch gern zurück. Im ersten Gespräch klären wir, was du brauchst und wie wir dir helfen können – völlig unverbindlich.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit euch ab?
Du erzählst uns, wo gerade der Schuh drückt – und wir zeigen dir, welche Möglichkeiten es gibt. Danach bekommst du einen konkreten Vorschlag von uns. Wenn du dich dafür entscheidest, setzen wir alles Schritt für Schritt gemeinsam um.
Muss ich schon genau wissen, was ich brauche?
Nein, überhaupt nicht. Viele unserer Kunden kommen erst mal mit einem Gefühl wie „Das müsste einfacher gehen“. Genau dafür sind wir da: Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und entwickeln dann die passende Lösung für dich.
Für wen sind eure Lösungen geeignet?
Unsere Lösungen richten sich vor allem an Hausverwaltungen ab ca. 500 Einheiten. Ab dieser Größenordnung wird die tägliche Arbeit oft so komplex, dass digitale Unterstützung wirklich spürbar entlastet. Wir finden eine Lösung, die zu deiner Größe und deinem Arbeitsalltag passt. Auf Anfrage auch gerne für kleinere Hausverwaltungen ab ca. 300 Einheiten.
Wie läuft das mit der Förderung?
Ja, viele unserer Leistungen sind förderfähig – zum Beispiel über das BAFA-Förderprogramm. Je nach Ausgangslage kannst du dir 50–80 % der Kosten erstatten lassen. Das Beste: Du sparst viel Geld und wir übernehmen den lästigen Papierkram für dich.
Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse?
In der Regel sofort nach der Projektübergabe. Sobald alles eingerichtet ist, greifen die neuen Abläufe direkt – zum Beispiel bei Schadensmeldungen, Terminabsprachen oder der Kommunikation mit Mietern. Du merkst schnell, wie viel reibungsloser und entspannter der Alltag dadurch wird.
Wir automatisieren Unternehmen für mehr Gewinn und mehr Umsatz bei gleicher oder sinkender Mitarbeiterzahl.
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Rechtsdokumente
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